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Covid-19, gerir equipas em tempo de crise

Covid-19, gerir equipas em tempo de crise

Há anos que o mundo fala das pessoas que funcionam no regime de teletrabalho. Nesta fase de crise pandémica, devido ao Coronavírus que provoca a Covid-19, o mundo está a fechar-se em casa, forçando muitos a adoptar este sistema. (A Organização Mundial da Saúde atribuiu o nome, COVID-19. É o nome da doença que resulta das palavras “Corona”, “Vírus” e “Doença” com indicação do ano em que surgiu, 2019).

 

Para a maioria das empresas o isolamento voluntário tem sido a melhor opção para salvaguardar a saúde dos trabalhadores e, desta forma, contribuir para travar a pandemia. Mas com pessoas a trabalhar em casa, como é possível gerir equipas?

 

Durante esta pandemia o teste ao teletrabalho, apesar de forçado por condições excepcionais, que fazem com que a família esteja toda em casa, vai servir para perceber até que ponto este sistema é válido e de que forma as empresas e pessoas se podem adaptar para poder aproveitar as vantagens de trabalhar a partir de casa.

 

Para quem gere equipas, a grande dor de cabeça é dar resposta a todas as solicitações que chegam por email ou qualquer outra ferramenta de trabalho. As reuniões, que no dia a dia ocupam a maior parte do tempo, passam a ser feitas via Internet (Skype, Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp, etc.) e como obrigam a um maior foco, acabam por ser mais rentabilizadas e menos demoradas.

 

Depois existe sempre aquele desconforto de quem está habituado a ter as pessoas por perto, à distância de um olhar para solicitar qualquer tarefa. Mas tudo não passa de uma questão de prática e organização de métodos.

 

Tal como com os restantes colaboradores, neste caso de pandemia, a maior dificuldade é a gestão da relação familiar em simultâneo com o trabalho. Como as crianças estão em casa, e a maior parte se encontra também com aulas por tele-escola, é preciso ajudar os mais novos com as tecnologias. E na maior parte dos casos, os dois membros do casal estão em teletrabalho.

 

Por isso, durante este período de isolamento voluntário, o maior desafio será manter as rotinas aproveitando para usar o tempo que iria perder em deslocações com outro tipo de atividades, ou canalizando esse período para as horas em que necessita de dar apoio aos mais pequenos.

 

Regras para todos

Após acordar, que em teletrabalho tem o benefício de poder ser um pouco mais tarde, já que se poupa o tempo das deslocações para escola e local de trabalho, há que fazer a preparação para o dia. Tudo pode ser feito com algum fôlego, mas convém manter a obrigatoriedade das rotinas, acredite, aquilo que parece ser o adiar de uma simples tarefa (como fazer a cama), daqui a dois ou três dias vai transformar-se no caos.

 

Por isso, a ideia de passar o dia de pijama, mesmo pertencendo à chefia, é totalmente contra todas as regras para quem funciona em teletrabalho. Além disso, o exemplo vem de cima e a qualquer momento pode necessitar de realizar uma video conferência e convém estar no seu melhor. Pode até escolher uma roupa mais confortável, mas pijama, não. Depois, convém encontrar um local para criar o espaço de trabalho, separado da zona de descanso, e evitar ficar em frente à televisão.

 

Durante este período de pandemia a casa vai estar mais movimentada e a organização pode ser mais complicada, mas tudo se consegue com alguma preparação. Criar horários para ver televisão, para trabalhar, para pausas. Sim, é muito importante fazer pausas e ir gerindo o seu dia de trabalho. No entanto, aquilo que pode parecer agora uma carga extra de trabalho, será a descoberta de um novo mundo dentro de poucos dias.

 

Convém estabelecer regras, nem que tenha de fazer um plano de horas para determinadas tarefas. As crianças podem e devem ajudar nas tarefas da casa (para aqueles que ainda não o faziam). Arrumar o quarto, lavar a loiça, preparar o almoço, ajudar a pôr a mesa, são tarefas que podem ser feitas por quase todos e além de ajudar a passar o dia, contribui para o seu crescimento. Aproveite e coloque os seus conhecimentos de chefia a funcionar com a equipa lá em casa.

 

Estabeleça períodos para trabalho dos mais pequenos. Estudar, fazer uma ficha ou um desenho, ler um livro e explique aos seus filhos que em determinado momento vai ter de conseguir um período de sossego para alguma tarefa que exige maior concentração. Caso se justifique escolha uma zona da casa mais sossegada para se isolar um pouco.

Sabe aqueles dias no escritório em que lhe apetece mesmo fechar os olhos por dez minutos, em cima da secretária, aproveite agora. Não se trata de ir para a cama, é mesmo sentar-se no sofá e fechar os olhos para uma power-nap.

 

Depois, convém manter no seu horizonte que existem diferentes realidades e há que compreender que cada elemento da equipa precisa dos ajustes necessários para se adaptar a esta nova situação. Realidades diferentes, medidas diferentes. Esta compreensão é mais de metade do sucesso da relação à distância com a equipa.

 

Não pode, por exemplo, exigir determinadas coisas a uma mãe, ou um pai, que exige a um colaborador sem filhos. Esta fase é difícil para todos e do outro lado estão pessoas que precisam de sentir segurança para realizar as suas funções.

 

Manter o contacto social, virtual

Promova pausas "obrigatórias" aos seus colaboradores, permitindo que sejam eles a escolher esses períodos de pausa de forma a gerirem as tarefas ao seu ritmo. O importante é manter as rotinas e o contacto com os colegas e amigos.

 

Aconselhe os colaboradores a tirar uns minutos para realizar algum exercício de relaxamento. Depois, tal como um gestor se sente mais assoberbado, o mesmo se passa com os restantes membros da equipa. A ideia que em casa se trabalha menos é falsa. A tendência é para se descuidar e vai trabalhar mais horas, mas é importante cumprir pausas para as refeições e momentos de descanso. Aproveite o tempo que normalmente demora nos transportes para fazer algum tipo de exercício, por exemplo. E incentive a equipa a cumprir também estes momentos de pausa e de refeições.

 

Explorar os fóruns também se pode revelar bastante útil para tirar dúvidas sobre o funcionamento de equipamentos, obter ajuda para ferramentas de teletrabalho ou aulas digitais. Neste fóruns existe a partilha de experiências e pode sempre contar com dicas de peritos. Há muitos fóruns, prefira aqueles que lhe apresentam mais garantias relativamente ao tema que procura ou com a chancela de empresas conhecidas.

 

E, por fim, sabe aquele livro que gostava de ler, ou que costuma ler enquanto se desloca nos transportes públicos? Aproveite esse tempo para ler em casa, na cama, no sofá ou à janela. Pode estar de quarentena e aproveitar o sol que Portugal tem para oferecer.

 

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