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Nunca mais perca um email importante para o seu negócio

Nunca mais perca um email importante para o seu negócio

As mensagens instantâneas de serviços como o WhatsApp ou do Viber estão a conquistar as novas gerações, mas a maior parte dos processos de negócio ainda se fazem por correio eletrónico, através do qual são pedidas propostas, enviadas cotações e faturas. Está disposto a arriscar a perda desta informação?

 

É difícil contabilizar as perdas de negócio que podem decorrer da perda de informação, ou da falha de sistemas informáticos, mas muitas consultoras tentam fazer estimativas globais, referindo números que são assustadores de tão elevados mas que parecem sempre pertencer a outra realidade. A Juniper Networks estima que em 2019 as perdas originadas por falhas de segurança sejam superiores a 1,9 biliões de dólares, num cálculo alargado que está relacionado com infraestruturas e ataques informáticos mas que dá uma grandeza sobre a forma como a perda de informação, e muitas vezes a suspensão da capacidade da empresa se manter em funcionamento, pode ter grande impacto no negócio. Os dados do estudo podem ser consultados neste link.

 

Mesmo que olhe para estes números de uma forma distante, vale a pena fazer o exercício de contabilizar a forma como a perda de informação pode afetar o seu negócio. Contabilize rapidamente:

  • que tipo de informação de negócio lhe chega por email?
  • quantas propostas, cotações e faturas recebe por esta via?
  • este é um canal usado pelos seus clientes para lhe pedirem informação?

Se a resposta à última questão é sim já tem aqui um tema de confiança associada, mas quanto maior for a grandeza dos números da resposta à segunda pergunta mais crítica pode ser a indisponibilidade do correio eletrónico. E a resposta à primeira questão ajuda a determinar a importância deste meio, no qual muitas empresas assentam atualmente parte significativa dos seus processos de negócio na relação com clientes e fornecedores, mas também com os colaboradores internos, e os diferentes departamentos.

 

E em que é que isso o pode afetar? É fácil. Se não tiver um sistema de correio eletrónico fiável, sempre disponível, acessível através do computador e do telemóvel em qualquer lugar e a qualquer hora pode estar a perder negócio, tornando-se menos competitivo e gerando perdas que podem não ser rapidamente mensuráveis mas que certamente têm impacto negativo.

 

Embora muitas pessoas confiem em grande sistemas de email gratuitos como o Gmail ou o Hotmail, as empresas devem usar sistemas mais robustos e seguros, personalizados às suas necessidades. Os serviços de correio eletrónico estão entre os mais utilizados na Cloud e um estudo da IDC mostra que 35% das organizações nacionais já estão a considerar fazer a migração para plataformas de email na Cloud, em muitos casos associadas a soluções de produtividade e negócio, como o Office 365.

 

O mesmo estudo revela que o acesso móvel ao correio eletrónico já é a solução mais usada nas organizações, atingindo os 92%, e esta é sem dúvida uma das ferramentas que mais contribui para que todos os colaboradores de uma empresa estejam sempre “ligados” ao trabalho, com capacidade de responder de forma fácil e flexível a pedidos de informação de clientes e fornecedores, ou mesmo de colegas e das chefias, partilhando ainda calendários e listas de tarefas.

92% das empresas consultam o email em situações de mobilidade (IDC)

Em alternativa a soluções instaladas em servidores próprios, com custos fixos e gestão complexa, a PT Empresas tem uma solução de email que está suportada na plataforma Microsoft Hosted Exchange 2010 e que lhe permite de forma fácil e com custos reduzidos e flexíveis ter um email personalizável, com o domínio da sua empresa e gestão de calendário e contactos através do PC, tablet ou smartphone. A plataforma tem a vantagem de poder gerir e configurar as contas de email que necessita, tudo através de uma consola web simples e intuitiva, com os melhores mecanismos de proteção contra vírus e spam, filtrando as mensagens para maior segurança.