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Escritório virtual, tornar o mundo num open space

Escritório virtual, tornar o mundo num open space

O mundo está cada vez mais digital e as empresas, os gestores, os colaboradores, terão de se adaptar a esta nova realidade. Talvez não tanto pelo receio de perder o emprego para a Sophia (robô dotada de Inteligência Artificial que assegurou, durante a WebSummit, que em breve irão "roubar" os empregos a muitos de nós) mas porque as exigências dos consumidores o ditam.

 

Para qualquer gestor, é uma dor de cabeça a constante evolução das tecnologias. Os custos inerentes ao investimento inicial de uma tecnologia que pode estar obsoleta em pouco tempo são demasiado altos e talvez um dos fatores que os fazem recuar no caminho da digitalização.

 

O segredo, principalmente para as empresas mais pequenas, SOHO (Small Office Home Office) e PME (pequenas e médias empresas), está na contratação de uma série de funções prestadas por operadores de Tecnologias de Informação. Normalmente soluções designadas "As a Service". E, claro, quanto mais convergentes forem as ofertas, maior será a poupança.

É preciso assumir que o trabalho é uma atividade e não um posto, que pode ser realizada em qualquer parte graças ao alojamento em cloud.

A par da digitalização, vem a mobilidade, a capacidade de ultrapassar fronteiras e fazer chegar o negócio para lá da rua, da freguesia, do concelho, do distrito, do país. Mas qual o custo de montar um posto de trabalho verdadeiramente digital? Varia, e é preciso um grande esforço para encontrar as soluções mais baratas e adequadas às necessidades.

 

A resposta está em soluções integradas, baseadas na cloud, que permitem transformar o posto de trabalho com o menor custo possível e sem necessidade de investimentos iniciais elevados que podem abalar a gestão financeira da empresa.

 

À semelhança do que sucedeu para o mercado residencial (e empresarial), com a convergência de pacotes de comunicações com "tudo incluído", as empresas devem procurar serviços que assegurem a montagem de postos de trabalho adequados às suas necessidades e garantam segurança, ferramentas de produtividade, colaboração, equipamentos e, não menos importante, suporte técnico a qualquer hora.

 

Além disso, e de uma vez por todas, é preciso assumir que o trabalho é uma atividade e não um posto, que pode ser realizada em qualquer parte graças ao alojamento em cloud. As novas formas de trabalhar vão continuar a sofrer alterações, a evolução tecnológica assim o dita, e a mobilidade é cada vez mais valorizada. Quer pelas empresas, quer pelos trabalhadores. E nesta mobilidade, é preciso ter acesso a documentos (ferramentas MS Office, por exemplo), a ferramentas de vídeo conferência, a email empresarial seguro.

 

Funções que se podem revelar incomportáveis e sem escalabilidade para as empresas de menor dimensão. Sendo fornecidas "As a Service" abrem as portas à digitalização. Serviços adaptáveis a cada momento, já que são pagos mensalmente, e podem ser reduzidos ou acrescentados de acordo com as necessidades da empresa a cada momento.

Se há receio de uma invasão de robôs nos postos de trabalho, será mais certo que esta mudança ocorra em primeiro lugar nas funções metódicas, como as fábricas, onde a presença física é obrigatória. 

Há já alguns anos que grandes empresas eliminaram os postos de trabalho fixos. A digitalização do posto de trabalho permite maior mobilidade até porque porque muitos trabalham à distância, apesar das reuniões presenciais regulares. E isto tem um grande impacto na redução de custos dessas empresas. Porque razão as empresas mais pequenas insistem em manter este tipo de custos elevado?

 

Trabalho sem fronteiras

Quando se fala em trabalho, nos dias de hoje, ainda é difícil pensar na possibilidade de alguém trabalhar à distância. Apesar de se falar de teletrabalho há mais de uma dezena de anos, hoje, em plena Era tecnológica, onde os robôs conversam, obtêm cidadania, respondem perante os jornalistas em conferências de imprensa, e conseguem mostrar capacidade de aprendizagem, trabalhar implica um posto na empresa. E, como é óbvio, isso acaba por limitar de alguma forma as pessoas a contratar.

 

Se, por acaso, uma empresa a sul, identifica um trabalhador ideal que mora a norte, o mais provável é optar por outra escolha, talvez uma pessoa menos indicada para a função, certamente competente noutras áreas. Esta é uma das vantagens de poder trabalhar à distância. Ganha a empresa, que consegue alargar o seu horizonte de pesquisa, e ganham os trabalhadores que não precisam de se deslocalizar (com tudo o que isso implica até em termos pessoais e familiares) e assumem funções que se adequam àquilo que sabem e desejam fazer.

 

Aliás, assumir um trabalhador à distância pode mesmo contribuir para o combate à desertificação do interior já que as pessoas "fogem" para procurar trabalho nos grandes centros urbanos. Há regiões que apostam em cativar as empresas para o interior, como é o caso do Fundão, de forma a evitar a desertificação do território, mas não é obrigatório que as empresas tenham também de se deslocalizar e levar consigo a força de trabalho.

 

As Tecnologias de Informação permitem eliminar barreiras, distâncias, e graças às vídeo conferências, por exemplo, manter o contacto permanente entre os colaboradores e a empresa. É óbvio que há funções que implicam a presença física de um trabalhador, como é o caso de uma fábrica. Mas, não é por aí que os robôs vão ter um papel cada vez mais preponderante?

 

Há uma série de empresas, aquelas que normalmente se designam por escritórios, que podem usufruir de todas as vantagens da digitalização, da revolução dos postos de trabalho. Já não são apenas os engenheiros, contratados na Índia para produzir código, a poder usufruir desta modalidade. As empresas podem recorrer à virtualização, para expandir, fazer do mundo um verdadeiro open space.

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