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É tudo uma questão de espaço...

É tudo uma questão de espaço...

Há uns anos, não muitos, as empresas deparavam-se com um problema grave: Falta de espaço para arquivar, em condições e segurança, documentos importantes. A gestão documental sempre foi uma dor de cabeça e, apesar de toda a evolução tecnológica, continua a ser uma tarefa árdua e morosa.

 

Muitas empresas acabavam por alugar armazéns para criar os seus pontos de arquivo, por vezes afastados da sede alguns quilómetros, por ser mais barato e porque na cidade o espaço era mais escasso. Atualmente, ainda há empresas que insistem na impressão de documentos em papel para arquivar. O famoso dossier, continua a ser, no dia a dia, a forma como muitos funcionários se entendem melhor.

 

Falta de formação, ausência de ferramentas adequadas e um falsa sensação de segurança pois, em caso de catástrofe (inundação, incêndio, assalto, etc.) nada está seguro. É neste capítulo que os arquivos digitais estão garantidos, em especial os que se encontram armazenados de forma segura na cloud.

 

A maior dificuldade com que as empresas e funcionários se deparam quando pensam no digital é na organização. Como encontrar aquele documento que costumava ser furado e armazenado no dossier "documentos 2016, no separador faturas"?

É importante ter um sistema que lhe permite, num par de horas, ter a empresa a funcionar mesmo que o edifício sofra uma qualquer catástrofe

A respostas é simples, criando uma pasta digital com esse nome e lá dentro uma outra com o nome separador e catalogando cada ficheiro de forma a ser simples a sua pesquisa no futuro. Montar esta estratégia, na maior parte dos casos, está nas mãos de cada funcionário e este talvez seja o principal motivo para a desorganização e desorientação geral.

 

A estratégia, mais uma vez, tem de vir do gestor. Tem de ser ele a definir regras e a adaptar um modelo que se enquadre na sua atividade e com o qual os seus colaboradores saibam interagir. Como é óbvio, o gestor não é o dono da verdade absoluta e é sempre aconselhável perceber junto de quem lida diariamente com os processos, quais as suas dificuldades. Desta forma, é mais simples adaptar a estratégia e afinar pormenores que vão ao encontro das necessidades e, por consequência, tornar a empresa mais eficaz.

 

Armazenar, apagar o antigo?

Tal como já sucedia com os arquivos em papel, é preciso saber o que pode ser apagado, deitado para o lixo, ou aquilo que, obrigatoriamente, tem de permanecer guardado e acessível. Antigamente, havia empresas que possuíam um ou mais funcionários, estafetas, só para fazer deslocações até ao edifício onde existia o arquivo para recolher uma folha de papel. Hoje em dia, tudo isso é facilmente acessível através do computador, tablet ou smartphone, e de forma imediata.

 

Mas, a questão do espaço continua a colocar-se. O espaço de armazenamento, podendo ser infinito, tem um custo. Adquirir sistemas de armazenamento próprios (servidores, discos externos para armazenamento) talvez seja a pior solução. Com exceção de alguns arquivos, é importante perceber que o facto de se tratar de um documento digital, tem de ter em conta a redundância (que garante a continuidade do documento em caso de avaria do suporte físico) e a garantia que, em caso de catástrofe possui um sistema de recuperação de dados ativo e que permita dar continuidade ao negócio. E isso, só é possível com o armazenamento na cloud.

 

Só neste sistema, em caso de uma qualquer catástrofe, os documentos e informação da empresa estão salvaguardados. Além da redundância, as empresas que prestam serviços de Disaster Recovery, possuem os servidores em diferentes locais para garantir que mesmo que haja um acidente num Data Center, os dados dos clientes continuem acessíveis de forma rápida e eficaz.

 

Um gestor sabe qual o custo diário de uma paragem forçada na sua atividade. Por isso, é importante ter um sistema que lhe permite, num par de horas, ter a empresa a funcionar mesmo que o edifício sofra uma qualquer catástrofe.

 

Há diversos modelos que podem ir desde o simples acesso remoto a todo o software e documentação, que permite com que a empresa continue a funcionar como se não se tivesse passado nada, até ao limite de disponibilização de salas onde a empresa se pode instalar rapidamente para continuar a operar.

 

Seja como for, é importante fazer uma limpeza regular aos ficheiros armazenados. Temos a tendência para armazenar, acumular e manter guardados documentos, ficheiros aos quais não se acede há anos e que nunca mais irão ser necessários. Na verdade, na época dos documentos em papel, muitas vezes, com o passar dos anos, a tinta acabava por desaparecer e deixar apenas uma folha em branco. No digital, a informação é eterna.

 

No entanto, é imperativo haver regras bem definidas para este sistema de eliminação de ficheiros e evitar os erros. "Apaguei o ficheiro por engano". Antigamente, quando papel ia para o lixo ou para o destruidor, a dor de cabeça era maior. Com o arquivo na cloud, há sempre uma hipótese de recuperar ficheiros até determinada data. E aqui, pode respirar de alívio pois não há nada pior do que apagar um ficheiro e perceber que não o queria fazer.

 

Por isso, se ainda não fez, talvez este seja um bom momento, aproveitando a época balnear, para traçar uma estratégia digital de migração para a cloud. 

White Paper: Cloud First

O estudo da IDC Portugal junto dos decisões mostra que a redução de custos deixou de ser a principal prioridade das empresas. A eficiência operacional, o serviço ao cliente e compliance com a regulamentação são atualmente as três grandes preocupações dos decisões. A análise da consultora indica que mais de 50% dos inquiridos pretendem investir em tecnologia este ano de 2018.


A mobilidade surge no topo das tecnologias entendidas pelos decidires como críticas para a competitividade, tendo sido nomeada por 70% dos inquiridos.
Segue-se o cloud computing, referido por 65% e big data e analytics, com 60% das respostas. Saiba mais no White Paper "Acelere a transformação digital com uma estratégia Cloud First".

 

Os decisores estão conscientes das vantagens da cloud mas ainda se mantém o "monstro" da segurança. Na verdade, os ataques de piratas vão continuar mas é preciso ter em conta que, dos últimos casos mais mediáticos, como o WannaCry, foram as empresas que possuíam os seus dados na cloud, e recorrendo às redundâncias, que conseguiram recuperar sem custos os dados sequestrados. 

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