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Assinatura digital: uma ferramenta que pode melhorar os seus processos

Assinatura digital: uma ferramenta que pode melhorar os seus processos

Para muitos gestores a assinatura digital já faz parte dos processos habituais, sobretudo em concursos e troca oficial de documentos, mas as vantagens de usar esta forma de autenticação vão mais além destas áreas.

 

Os concursos públicos já exigem há bastante tempo que as peças processuais sejam assinadas digitalmente, usando uma assinatura qualificada que pode ser a do Cartão de Cidadão, mas a prática de assinar digitalmente os documentos, desde ficheiros a emails, ainda não entrou nas práticas comuns.

 

Normalmente uma das razões apontadas para não usar a assinatura digital é o aumento de trabalho e a demora: é preciso fazer mais alguns cliques depois de completar o documento ou antes de enviar o email. Mas as vantagens de segurança são muitas e suplantam qualquer pequena demora, já que uma assinatura digital garante que quem produziu o conteúdo é a pessoa representada no certificado digital, que este conteúdo (documento ou email) não foi alterado depois da aplicação da assinatura digital e na sequência desta informação a entidade que assinou digitalmente o conteúdo não pode negar posteriormente a sua veracidade. Há também uma ligação à data e hora em que o documento foi assinado ou enviado.

 

Existem várias soluções de assinatura eletrónica, um conjunto mais vasto de opções de autenticação que incluem outras formas de verificação de identidade, como passwords ou PIN. Dentro deste grupo estão também incluídas as assinaturas digitais, que estão associadas a um documento de identificação e que fazem a encriptação e validação realizada através de autoridades certificadoras.

 

O conceito não é complexo, e a utilização também não. Atualmente mais de 10 milhões de pessoas já trazem na carteira um dos principais instrumentos que permite usar a assinatura digital, o Cartão de Cidadão. Este documento tem integrado no chip uma chave digital que tem de ser ativada quando é pedido um novo cartão e que pode ser usada no computador em ligação a um dispositivo de leitura (externo ou integrado no próprio PC) e com a utilização de um software que pode ser instalado a partir do site Autenticação.gov.

Cartão de Cidadão

 

Este certificado pode ser usado para autenticação perante muito serviços da administração pública, ultrapassando a necessidade de deslocações aos balcões dos vários organismos, mas pode ser também utilizado pelos cidadãos noutras áreas, como a assinatura digital de documentos privados ou empresariais.

 

Ao contrário do que muitos pensam, o processo é rápido e simples, e há mesmo um manual de utilização que pode ajudar a ultrapassar as principais dificuldades iniciais. 

 

Software de Cartão de Cidadão

 

Para simplificar a autenticação em alguns serviços da Administração Pública foi lançada em 2015 a Chave Móvel Digital, que permite a utilização de um telemóvel associado à identificação da pessoa e que recorre à emissão de um código PIN temporário associado a um utilizador. Este sistema é um substituto do tradicional login e password mas é menos seguro do que a assinatura digital.

 

Mais funcionalidades para os gestores

A evolução do Cartão de Cidadão tem permitido também adicionar funcionalidades nesta área e atualmente já é possível que o documento tenha não apenas a identificação da pessoa (a sua identidade civil) mas também os seus atributos profissionais, permitindo a um gerente ou administrador de uma empresa usar esta assinatura para fazer o reconhecimento da sua posição, sem necessidade de documentação adicional.

 

Para ativar esse atributo os responsáveis das empresas devem aceder ao site usando o Cartão de Cidadão e o leitor de cartões, seguindo os passos para essa associação. Nesta fase piloto a certificação dos atributos profissionais é gratuita e tem uma validade máxima de 6 meses, após os quais tem de ser renovada.

 

Em alguns casos, nomeadamente dos advogados, solicitadores e notários, as cédulas profissionais permitem também a identificação das suas funções em portais e sítios Web de várias entidades públicas porque os seus atributos profissionais já estão reconhecidos nas respetivas ordens profissionais.

 

Está ainda prevista a certificação de poderes que pode fazer o reconhecimento de autenticação em situações em que determinada pessoa represente uma empresa, como por exemplo procedimentos de contratação pública.

 

O Cartão do Cidadão possui ainda um potencial que está por explorar mas, à medida que os serviços públicos se vão modernizando, este permite realizar uma série de operações de forma mais simples e eliminando a carga burocrática associada a determinados procedimentos.

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