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As soluções de colaboração podem ajudar a transformar a produtividade da sua equipa

As soluções de colaboração podem ajudar a transformar a produtividade da sua equipa

 

A falta de comunicação pode ser um dos principais entraves à produtividade, e a duplicação de tarefas obriga a mais tempo de trabalho, conflitos entre colegas e eventual perda de clientes. Mas há solução.

 

 Quantas vezes lhe aconteceu ter acesso a um documento que estava desatualizado porque um colega tinha feito alterações que não foram partilhadas com toda a equipa? Seja uma proposta para entregar a um cliente ou uma listagem de produtos para entrega, a situação tem todo o potencial para gerar problemas, entre os colaboradores da empresa ou mesmo com os clientes ou fornecedores externos.

 

A história repete-se demasiadas vezes quando os ficheiros estão centralizados nos servidores das empresas, ou nos computadores e telemóveis dos vários funcionários, que estão no terreno na sua atividade comercial ou a trabalhar remotamente. E por muito que falem ao telemóvel, por mensagens de texto ou mensagens instantâneas, esse tipo de comunicação não resolve tudo, e muitas vezes acaba apenas por gerar mais entropia.

 

O ritmo das empresas já não se compadece com a atualização de bases de dados ou ficheiros de clientes em reuniões de fim do dia, ou de fim de semana, e embora existam outras formas de contornar a questão para não ocorrerem “atropelos” de stocks ou duplicação de contactos, a opção por algumas ferramentas bastante simples podem resolver rapidamente os problemas.

 

Colaboração é a palavra chave nestes processos. É sempre desejável que todos os colaboradores da mesma equipa estejam sintonizados, a partilhar o trabalho que está a ser desenvolvido e as ideias, de forma instantânea e comunicando com fluidez, independentemente da sua localização física.

As soluções de colaboração podem parecer necessidades novas, e opções arrojadas, mas  a maioria das pessoas já as usa no dia-a-dia

Muitas das “burocracias” das empresas podiam resolver-se se todos tivessem acesso de forma clara aos documentos mais recentes, sabendo quem fez as últimas alterações e quais foram, e comunicando de forma instantânea, sem precisarem de telefonar ou de se encontrarem na mesma sala.

 

A resposta está na nuvem. Mas não só

 

As soluções na Cloud são resposta para a maioria destes cenários. Com documentos alojados num servidor central, acessível a partir de qualquer telemóvel, tablet ou computador com acesso à internet, é fácil ultrapassar os problemas de duplicação e desatualização. E não falamos só de documentos Word, Excel e Powerpoint, mas também da partilha de notas com o OneNote, o correio eletrónico com todo o poder do Outlook e a comunicação instantânea de texto, voz e vídeo com o Skype.

 

Há várias formas de conseguir esta comunicação, mas o pacote Office 365 é uma das ferramenta que pode ser usada para melhorar quase instantaneamente a produtividade de uma empresa ou de uma equipa de trabalho. E o investimento faz-se à medida das necessidades, com diferentes planos de preço de acordo com as exigências e o número de colaboradores.

 

Um inquérito realizado pela consultora Ipsos Mori junto de colaboradores de empresas de 13 países europeus, incluindo Portugal, mostrou que uma larga fatia dos profissionais quer trabalhar fora do escritório (42%) e que o acesso móvel ou remoto a documentos de trabalho faz parte dos desejos de 91% dos inquiridos.

 

O aumento de produtividade é um dos benefícios que estes profissionais admitem que seria mais imediato com o investimento em tecnologia, mas também a melhoria do serviço aos clientes e a melhoria da comunicação interna e da colaboração entre trabalhadores, revela o mesmo estudo, realizado em 2014.

 

Lembre-se ainda que estas soluções de colaboração podem parecer necessidades novas, e soluções arrojadas, mas  a maioria das pessoas já as usa no dia-a-dia. Basta pensar onde tem guardadas as fotografias das últimas férias, ou na forma como as partilhou com familiares e amigos. E as gerações mais novas vão exigir que este imediatismo e rapidez de contacto funcionem também no mundo do trabalho.