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5 dicas para gerir documentos digitais

5 dicas para gerir documentos digitais

No mundo digital tudo se torna mais fácil. Criamos documentos, recebemos emails, guardamos fotos (pessoais e de trabalho) e, na altura em que precisamos, muitas vezes, não encontramos o que é preciso. Este é o cenário típico de uma grande maioria das pessoas.

 

Como organizar a informação? Por pastas, com nomes certeiros, com tags, em que disco? Na verdade, e correndo o risco de ficar desde já desiludido, não existe uma solução mágica pois a organização depende da forma como cada um organiza as próprias ideias e até do tipo de trabalho que desenvolve.

 

Uma coisa é certa, quando se trata de organizar informação, é preciso contar com o problema do espaço. Os discos dos computadores são finitos e, regra geral, só nos lembramos que há um limite quando o computador começa a ficar mais lento e a lançar avisos de falta de espaço.

 

Normalmente, ao nível da empresa, até por uma questão de controlo de custos, reduz-se o limite que cada colaborador tem disponível. O que, por norma, corresponde a pouco mais do que o espaço do disco rígido. Mas, quando as coisas correm mal, e se perde a informação porque um computador avaria ou é roubado, voltam os alertas de que, se calhar era melhor ter um backup na cloud. E é!

 

Por mais discos rígidos ou servidores locais que se possa ter na empresa, salvo os casos em que as redundâncias e espaço são de tal forma que implicam o custo de um grande centro de dados, compensa sempre alugar espaço num data center que garanta segurança, redundância, e tenha disponível um sistema de disaster recovery em caso de catástrofe.

 

Cada caso é um caso. Em telecomunicações, em informática, é difícil dizer que um plano pode ser aplicado da mesma forma a qualquer empresa ou negócio. cada um tem as suas especificidades e essa é a razão que leva os grandes Data Centers a manter estratégias à medida.

 

Por isso, e principalmente quando se trata de empresas onde o trabalho com documentos exige colaboração, nada melhor do que optar por um sistema de trabalho em cloud que garante a manutenção dos dados, mesmo em caso de falha. É incontornável fugir ao exemplo dos documentos que são trabalhados através do Google Docs ou OneDrive, por exemplo. Ao estarem constantemente a salvar uma cópia na cloud, mesmo que haja um azar no computador de quem está com o documento aberto, ele estará sempre salvaguardado.

 

Além disso, é possível reverter para versões com datas anteriores a determinada alteração e, dessa forma, recuperar, por exemplo, um desleixe por parte de uma pessoa que "sem querer" apagou todo o documento.

 

Agora, que está mais consciente para as vantagens do alojamento em cloud, e de um serviço de backup, vamos à parte da organização.

 

Cada um costuma organizar as coisas à sua maneira, mas há algo que, numa empresa, deve prevalecer, estratégia. Só desta forma será possível a qualquer colaborador, em caso de uma falha, pegar no trabalho que está a ser feito e dar continuidade a processos.

 

Por isso, escolha as melhores práticas e assegure-se que os colaboradores a adotam, fazendo, caso seja necessário, adaptações cruciais e que sejam claramente vantajosas para o processo. E, não se esqueça, se há muitas queixas dos colaboradores em determinado processo, talvez o erro seja do processo e não dos colaboradores.

 

1 - Nomear os documentos de forma lógica - só desta forma será facilmente encontrado determinado documento, foto ou vídeo, que esteja armazenado nas pastas da empresa.

 

2 - Criar pastas por categorias - na sequência do ponto anterior, cada documento deverá ser guardado na pasta respetiva e, dependendo dos casos, numa pasta dentro de outra, seguindo sempre uma lógica simples e de fácil perceção.

 

3 - Acesso por autorização - Será que todas as pessoas devem aceder a todos os documentos? Quando se aplica, defina regras e níveis de autorização para cada colaborador ou equipa. Não adianta complicar o "arquivo" de cada colaborador com acesso a pastas, documentos, processos, alertas por email, que não lhe servem para nada.

 

4 - Esquema de trabalho e funcionamento - apesar de estarmos em plena Era digital, continua a ser importante esquematizar os processos. Crie um gráfico com o fluxo de trabalho no que respeita ao arquivo de documentos e partilhe com todos os colaboradores a forma como devem nomear e arquivar os ficheiros.

 

5 - Email - Este talvez seja o problema mais complexo. Entre os emails de trabalho, o lixo, a receção de alguns emails pessoais (que devem ser evitados no email corporativo, até para proteção da privacidade do próprio colaborador), a caixa de correio pode ser um verdadeiro inferno.

Quase de certeza que tem o email dividido por dezenas de pastas, e dentro de cada uma delas outras tantas, com emails desde o primeiro dia de trabalho. A questão que se coloca é: Alguma vez vai precisar deles?

Esta é a pergunta que deve fazer e, logo de seguida, apagar aqueles que de certeza nunca vai utilizar. Se verificar bem, o espaço ocupado pelo arquivo de email no computador é, garantidamente, o que mais pesa. Por isso, arquive qualquer documento relevante que tenha nos anexos (seguindo a estratégia dos pontos anteriores); pode até criar uma pasta "Anexos de Email", e manter aqui uma cópia dos anexos. Mas mantenha a caixa limpa. E, não se preocupe, salvo raras exceções, e se for organizando as coisas ao longo do tempo, no dia em que tiver de trocar de posto de trabalho, não precisa de se preocupar com este tema.

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